吉林省国税局将信息化建设引入政府采购档案管理工作，利用信息化手段提升政府采购档案管理水平，既有利于优化政府采购工作流程，规范政府采购行为，又利于打造政府采购质效双提升的工作格局。

建立电子档案系统，实现规范管理。吉林省国税局建立了电子档案管理系统，内容涵盖档案目录、档案内容、档案保管、档案查询等模块。采购人在建立档案时可以根据项目基本情况选择对应的档案目录模板，依照目录模板对相应档案资料作出整理、归集，生成档案目录。电子档案目录模板既可以作为归档的指南，又可以根据不同项目的实际情况作出增加、删除、修改等维护操作，实现采购档案目录电子化、动态化管理。档案内容包括采购过程所需全部资料的电子模板，模板根据总局下发的政府采购工作规范，按照统一的标准进行维护，采购人可以根据电子档案的内容对现有的纸质档案内容进行规范统一，也可以利用电子档案内容直接生成相关纸质资料，实现档案管理的标准化、规范化、快捷化。档案保管模块包括采购人在档案保管过程中，对档案的查询、借阅、复制、销毁等环节作了逐一登记，生成电子保管档案，防止档案损毁、遗失。档案查询模块可以根据上述模块录入的信息，生成采购项目数据库，实现对档案内容的智能检索，采购人通过该模块快速检索出采购项目中标供应商、中标金额、采购合同等重要信息。电子档案系统的应用可以减少档案信息重复录入的工作量，规避档案归集不规范、不完整的风险，完善采购档案的保管工作，又能实现高效、便捷的档案检索功能。

利用移动终端互联，实现智能查询。根据电子档案系统的项目数据库，利用信息集成管理模式，将数据加工处理，生成集成档案信息，通过手机APP和二维码的使用和推广，实现集成档案信息的移动终端动态查询。采购人可以通过扫描档案盒上的二维码，来了解政府采购项目的相关信息。

加强数据整合分析，实现动态比对。将电子档案系统、集成档案信息的内容进行数据共享，通过对数据收集、整合、加工、分析，实现数据的有效利用、双向比对，对政府采购工作具有指导意义。采购案例动态管理提取全省国税局系统政府采购典型案例，向全省采购人推送案例资源，实现信息共享，同时根据采购政策变化，对典型案例进行定期更新，实现对基层采购人采购工作的动态管理和指导意义。通过对全省采购数据中采购预算、中标金额、供应商等重要信息进行统计分析，实现全省采购项目预算，中标金额，供应商资质、信用、服务等透明化动态化管理，规避采购风险。将现有的采购计划管理系统与全省采购数据进行对接、整合，采购计划管理系统的计划、执行、信息统计等功能，可以为数据分析提供基础数据，实现数据的同步、更新，实现动态的资源共享。

政府采购档案的信息化建设不仅提升了采购档案规范化管理水平，还提升了采购数据的管理作用和指导意义。一是电子档案、纸质档案双保险。通过电子档案系统生成政府采购电子档案，将电子档案会同纸质档案一并保管，既方便档案的查询和保管，又避免因档案丢失、损毁等原因造成的信息缺失，实现了档案管理双保险。二是规范流程、内控管理双实效。通过引进信息化的档案管理手段，使政府采购档案材料齐全完整，印鉴手续完备，标准统一，内容规范，在规范采购工作的同时，加强政府采购的内控管理，增加了流程管理和内控机制建设的双实效。三是信息查询、提供决策双提升。通过信息化的管理，优化了信息查询方式，拓宽了信息查询渠道，提升了信息管理效率，实现了“扫一扫二维码，搜一搜电子档案，档案内容全知道”的智能化档案管理模式。通过对全省国税局系统政府采购信息数据的收集分析，不仅能够直观地掌握政府采购工作的实际情况，对基层采购人提出合理有效的指导意见，还能够通过数据共享，为政府采购工作提供更有针对性的建议和决策意见，实现政府采购基于档案管理的数据分析和领导决策作用双提升。